Kommen wir zu einem wichtigen Kapitel, Zeugnisse für die Bewerbung. Denn jeder Bewerbung werden Zeugnisse beigelegt. Was Sie für eine perfekte Bewerbung beachten müssen. Wir gehen in diesem Modul in der Folge davon aus, dass Sie Ihre Bewerbung per Mail senden, in der Papierform gelten diese Regeln analog, sofern sie anwendbar sind.

Welche Zeugnisse sollte man mitschicken?

Wie viele Zeugnisse man mitschickt, kommt etwas auf das Alter an. Bei einer Bewerbung für eine Lehrstelle hat man noch nicht viele Leistungsausweise. Dann schickt man lieber auch etwas Unbedeutenderes mit.

Wer mitten im Berufsleben steht, sollte von jeder Schule maximal das Abschlusszeugnis verwenden. Von der Grundschule sollte man das Zeugnis überhaupt weglassen, denn das sagt einfach nichts aus und jeder weiss, dass Ihr die abgeschlossen habt, wenn es ein Zeugnis einer weiterführenden Schule gibt.

Wenn Sie ein Studium abgeschlossen haben, können Sie das Abiturzeugnis ebenfalls weglassen, Sie müssen aber nicht. Besonders wenn Sie sehr gut Noten haben, und das zeigen wollen, kann das Sinn machen. Aber notwendig ist es nicht unbedingt.

Unbedingt mitschicken sollten Sie immer jene Qualifikationen, die für die jeweilige Stelle erforderlich sind. Z.B. ein Lehrabschlusszeugnis oder ein sonstiger Qualifikationsnachweis.

Bei den Arbeitszeugnissen kommt es darauf an wie viel unterschiedliche Berufserfahrung Sie haben. Wenn Sie viele Jobs in der selben Brache hatten, müssen Sie nicht jedes einzelne mitsenden. Wichtig ist aber immer das aktuellste Arbeitszeugnis. Fehlt es, wird das Fragen aufwerfen.

Welche Reihenfolge sollte man einhalten?

Was den Leser am meisten interessiert, ist immer das aktuellste Zeugnis. Darum sollten Sie das immer als erstes zeigen. Dann geht es chronologisch nach hinten. Das älteste Dokument kommt also zuletzt. Das gilt auch für Papier-Bewerbungen.

Das Versenden der Zeutnisse

Auch hier gilt wieder es dem Leser möglichst leicht zu machen, so schnell wie möglich alles zu erfahren, was er über Sie wissen soll.

Dazu sollten Sie Ihre Zeugnisse nicht separat in einzelnen Dateien senden, sondern Sie in eine Datei zusammenfügen. Was Sie machen könen, besonders wenn Sie schon länger im Berufsleben stehen, Ihre Schulzeit schon lange her ist und Sie viele Arbeitszeugnisse haben, Sie können die Schulzeugnisse und die Berufserfahrung und Weiterbildungen in zwei getrennte Dokumente zusammenfügen.

Wie wir das machen, zeigen wir nun:

Zunächst einmal, sollten Sie alle Zeigens als PDF haben, andere Formate wie Word, JPG oder PNG sind nicht ideal. BMP oder TIFF sind wirklich inakzeptabel.

PDFs erstellen können Sie ganz einfach. Jedes Multifunktionsgerät, mit dem Sie vermutlich Ihre Unterlagen eingescannt haben, ist in der Lage die Scans als PDF zu speichern.

Sollten Sie ein Dokument nur Digital haben, aber im falschen Format, können Sie dies ganz einfach in ein PDF umwandeln.

Ich zeige das jetzt, an diesem Beispiel mit Adobe Acrobat Pro. Es gibt auch kostenlose Alternativen, aber das Programm werden wir später ohnehin brauchen, denn es gibt einige Funktionen, die kostenlose PDF-Writer nicht können. Deshalb möchte ich Ihnen die Anschaffung sehr ans Herz legen. Es muss dabei wirklich nicht die aktuellste Version sein. Die Ausgabe 2015 hat die selben Funktionien und kostet auf Amazon deutlich weniger.

  • Öffnen Sie einfach das entsprechende Zeugnis
  • Klicken Sie auf Drucken
  • und wählen Sie Adobe Acrobat PDF aus.
  • Nun können Sie das Dokument als PDF ganz einfach speichern.
  • Nun haben wir alle Zeugnisse als PDF vorliegen und wollen Sie zu einem Dokument zusammenfassen.

Es gibt zwei Möglichkeiten, das die Zeugnisse zusammenzufassen. Wir fangen mit der Einfachen an, die auch für die meisten Fälle ausreicht. Später schauen wir uns noch etwas besonders an.

Öffnen Sie Adobe Acrobat Pro. Bereits beim öffnen erscheint ein Dialog, in dem es einen Menüpunkt „PDFs Zusammenfassen“ gibt. Wählen Sie diesen aus und fügen Sie nach einander alle Zeugnisse hinzu, die Sie in diesem Dokument haben wollen.

Nun erstellt sich eine PDF-Datei, die Sie ganz einfach speichern können. Der Dateiname sollte unbedingt Ihren Namen und die Stelle, für die Sie sich bewerben, beinhalten. Wenn Sie sich auf mehrere Stellen bewerben, können Sie den später einfach ändern.

pdfs-zusammenfassen

Achten Sie beim Speichern darauf, dass das Dokument nicht zu gross ist. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument und dann auf Eigenschaften. Es sollte nicht über 4 MB haben. Ist es grösser, können Sie zuerst die Dateien, die Sie zusammengefügt haben untersuchen. Pro Seite sollte ein PDF nicht mehr als 350 KB haben. Ist es grösser, sollten Sie es neu einscannen.

Hilft das alles nichts, können Sie im Acrobat pro die Funktion „Als reduziertes PDF Speichern“ verwenden. Allerdings ist die Qualität nicht mehr ganz so gut.

Die zweite Möglichkeit

Weil diese Art etwas ungewöhnlich ist, sollte man sich überlegen, wie der potenzielle Arbeitgeber darauf reagiert. Aber etwas Ungewöhnliches hebt einen auch von den Mitbewerbern hervor.

Bei dieser Art des kombinierten PDFs werden die einzelnen Zeugnisse nicht nacheinander eingebunden, sondern als Unterdateien. Beim Öffnen sieht der Leser eine Übersichtsseite und kann dann auswählen, welches Dokument er ansehen möchte.

Das zu erstellen ist etwas komplizierter und zeitaufwendig.

Zunächst brauchen wir, neben den einzelnen Zeugnissen als PDF ein Vorschaubild. Das können wir mit Photoshop oder einer kostenlosen Alternative erstellen. Selbst in Microsoft Paint, dass bei jedem Windows PC installiert ist, lässt sich das machen. Jedes Vorschaubild sollte max. 75 x 75 px gross sein.

Nun erstellen wir zuerst die Übersichtsseite. Dort fügen wir alle Vorschaubilder ein. Wieder gilt die Reihenfolge: das Neueste zuerst – das älteste zuletzt.

Übersichtsseite
So sieht die Übersichtsseite aus

Als Nächstes müssen wir die einzelnen Zeugnisse hinzufügen. Dazu klicken wir rechts auf die Büroklammer (Attachements). Dort wählen Sie hinzufügen, und können nun die Dateien auswählen. Nach dem Einfügen können Sie sie noch ordnen.

Um die Vorschaubilder zu verlinken, sodass beim Klick das entsprechende Zeugnis geöffnet wir, gehen wir Schritt für Schritt vor:

So nun bist sind Ihre Zeugnisse bereit verschickt zu werden.